RosterixCómo montar el cuadrante semanal de una cafetería
Una guía paso a paso para quien lleva una cafetería, desde marcar la cobertura que necesitas hasta poner el cuadrante en manos del equipo.
La versión corta
Monta el cuadrante en este orden: primero la cobertura que necesitas, luego la disponibilidad del equipo, luego los puestos, luego la revisión de huecos y, al final, la publicación, al menos 7 días antes de que empiece la semana. Casi todos los problemas del cuadrante de una cafetería vienen de hacer estos pasos en el orden que no toca, o de saltarse la revisión de huecos.
Antes de empezar: lo que necesitas saber
Tu horario de apertura
Incluidas las variaciones de la semana: festivos, reservas privadas, cierres antes de hora
Tus puestos
Barista, sala, cocina, encargado: los roles que hacen falta para el servicio
Disponibilidad del equipo
Quién puede, quién ha pedido días libres y quién tiene límites fijos
Los huecos de la semana pasada
Dónde te faltó o te sobró gente, y por qué
El proceso en 5 pasos
Marca la cobertura que necesitas por hora y por día
Antes de poner un solo nombre en el cuadrante, marca cuánta gente necesitas en cada puesto para cada hora de apertura. No adivines. Saca los datos de ventas o de afluencia de las últimas 4 semanas y busca las puntas.
- El sábado de 8:00 a 11:00 suele necesitar un 40 a 60 % más de cobertura que un martes normal
- Ten en cuenta la hora punta del café (suele ser 30 minutos antes y después de las horas de entrada y salida del trabajo)
- Festivos: o cierras antes o añades gente. No dejes el personal de un día normal y a ver qué pasa
- Incluye el solape entre un turno y el siguiente (ahí es donde suelen aparecer los huecos)
Empieza por cuánta gente necesitas y luego encaja los nombres. La mayoría de quienes llevan una cafetería lo hacen al revés y acaban con gente de más en los días flojos, o corriendo en los de más trabajo.
Apunta quién puede y con qué límites
Antes de llenar huecos, sabe quién puede. Un cuadrante hecho sin mirar la disponibilidad es un cuadrante que el martes te devuelve llamadas.
- Apunta quién tiene disponibilidad fija (por ejemplo, estudiantes con días de clase)
- Apunta quién tiene un mínimo de horas de Fair Work (el personal casual, por horas y sin turno fijo: mínimo 2 horas por turno)
- Marca a quien no pueda encadenar turnos con menos de 8 horas entre uno y otro
- Si alguien pidió días libres o un cambio, confirma que está aprobado antes de montar el cuadrante a su alrededor
Lleva un registro de disponibilidad, aunque sea una nota por persona. Actualízalo cuando cambie. Solo con eso quitas al menos la mitad de los mensajes de mitad de semana del tipo «no puedo ir».
Asigna puestos, no solo días
Un cuadrante que dice «Sarah, sábado» está a medias. Uno que dice «Sarah, sábado de 8:00 a 14:00, barra» se puede usar.
- Barista en la barra de café: uno por máquina, y un segundo de refuerzo en las horas punta
- Sala: una persona por cada 15 a 20 cubiertos sentados, y como mínimo una en todo momento
- Cocina: según lo que sirvas de comida: como mínimo una persona de preparación y emplatado durante el servicio
- Encargado de turno: nómbralo con claridad. Que no sea «el que más experiencia tenga ese día»
Asignar puestos protege la calidad. Un buen barista no es automáticamente bueno en sala. Ponerlo en el puesto que no toca te cuesta más que ir justo de personal.
Detecta y cubre los huecos antes de publicar
Mira el borrador antes de publicarlo y busca los agujeros. Un hueco que ves antes de publicar se resuelve con calma. Un hueco que descubres la misma mañana es una crisis.
- Revisa cada hora punta, no solo el martes: el sábado por la mañana, el viernes a la hora de comer y las reservas
- Busca turnos en los que solo hay una persona en un puesto. Si falta, no tienes relevo
- Comprueba si alguien tiene turnos seguidos con poco descanso
- Usa turnos libres para los huecos que no cubres al momento: publícalos y deja que el equipo los coja
Publica y avisa, al menos 7 días antes
Cuando el cuadrante esté cerrado, publícalo para tu equipo con al menos 7 días de antelación. Según el Hospitality Industry (General) Award, ese es el preaviso legal mínimo para cambiar un cuadrante, y también es el mínimo que tu equipo necesita para organizar su semana.
- Publica en digital con una app de cuadrantes: el equipo recibe un aviso al momento y puede ver sus turnos cuando quiera
- No te fíes de un mensaje en el grupo ni de una nota pinchada en la sala de descanso como aviso principal
- Si un turno cambia después de publicar, avisa al momento a quien le afecte y guarda constancia de cuándo lo hiciste
- Recuerda al equipo que mire el cuadrante cuando hagas cambios. No des por hecho que el aviso basta
Publicar con una app dedicada deja un registro con fecha y hora de cuándo se publicó el cuadrante y cuándo se avisó al equipo, y eso importa si hay un conflicto de Fair Work.
Regla rápida de personal para cafeterías
5 errores habituales del cuadrante, y cómo corregirlos
✗ Montar el cuadrante según quién puede, y no según la cobertura que necesitas
Solución: Empieza por el mapa de cobertura. Encaja a la gente en los huecos. Si no cubres uno, publica un turno libre o plantéate cambiar el horario de apertura. No confíes en que salga bien.
✗ No publicar el cuadrante hasta 2 o 3 días antes de que empiece la semana
Solución: Publica con 7 días de antelación. Un cuadrante con poco aviso genera bajas, ausencias sin avisar y, si te cubre un modern award, posibles incumplimientos.
✗ Asignar siempre los turnos difíciles a las mismas personas de confianza
Solución: Quemar a la gente más fiable provoca rotación. Reparte los turnos difíciles con justicia y, con el tiempo, premia la flexibilidad con los turnos que prefieren.
✗ No tener un plan para una baja de última hora
Solución: Publica turnos libres en tu app de cuadrantes en cuanto aparezca un hueco. Si no tienes un sistema para esto, una baja el sábado por la mañana se convierte en una emergencia de todos a una.
✗ No tener constancia de quién estaba en el cuadrante y cuándo se le avisó
Solución: Una app de cuadrantes lo hace sola. Un mensaje en el grupo o un cuadrante en papel, no.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación debe publicar una cafetería su cuadrante?
Al menos 7 días antes. Según el Hospitality Industry (General) Award, el empleador debe dar al menos 7 días de preaviso antes de cambiar un cuadrante ya hecho. Publicar los cuadrantes semanales con 7 a 14 días de antelación cumple ese requisito y da al equipo tiempo para organizar su vida.
¿Cómo cubres una baja de última hora en una cafetería?
Publica el hueco como turno libre en tu app de turnos. Quien pueda lo coge con un toque. Es más rápido y menos caótico que llamar a todo el mundo o escribir en un grupo. Apps como Rosterix avisan al momento a quien puede cogerlo, y quien lo coge primero se queda el turno.
¿Qué puestos deben salir en el cuadrante de una cafetería?
Los puestos habituales son barista, sala, cocina, y encargado o responsable de turno. Poner el puesto en cada turno (no solo el nombre) asegura que en sala está siempre el perfil que toca, y deja claro al momento si un puesto crítico se ha quedado sin cubrir.
¿Cuánta gente necesita una cafetería por turno?
Como referencia, en una cafetería de centro con mucho trabajo, cuenta un barista por cada 40 a 60 cubiertos por hora, más una persona de sala por cada 15 a 20 cubiertos sentados. Una cafetería de barrio más tranquila puede funcionar con un barista y una persona de sala en un día de semana normal. Las horas punta (sábado por la mañana, abrir en festivo) suelen pedir un 30 a 50 % más de cobertura que un día de semana normal.
¿Cuál es la mejor app para montar el cuadrante de una cafetería?
Rosterix está hecho para equipos de cafetería y hostelería. Es gratis para empezar, se configura en menos de 2 minutos y deja al encargado asignar un puesto a cada turno, publicar para todo el equipo con un toque y cubrir huecos de última hora con turnos libres. Sin tarjeta.
Lecturas relacionadas
Monta y publica tu próximo cuadrante en 2 minutos
Empieza gratis. El equipo ve sus turnos en el momento en que publicas.